企业为了激扬士气，营造组织气氛、深化内部沟通、促进战略分享、增进目标认同，并制定目标，为新一年度的工作奏响序曲，通常会在年底举行产生一定的社会效益和经济效益的庆典和庆祝，这就叫年会，而的策划机构为企业制定庆祝和庆典内容的这样一个过程，就叫做年会策划。每次活动的目的和愿景是需要在一开始就表达出来的。而每一活动的目的和愿景又需要表达出各利益相关者的共同利益。提出目的和愿景的用意在于，要为整个活动的运营提供明确的方向和注意的焦点。
举办企业年会前必须做好的第四点准备工作便是：列出年会项目进度计划并向全公司公布。企业年会其中的一个关健环节：年会节目排练，因为其涉及的周期会相对较长（一般会提个月或半年），所以，作为年会策划和组织者，应该提前列出规划而可执行的项目进度，以使年会预期召开。方案和进度计划完成后，应该向全公司公布，因为这些进度计划是需要全公司从上至下每一位共同来完成的，必要时，可以由公司总办或相当部门下关通知。
为了确保公司年会活动能够顺利举办，每一位公司参与者都要有明确的分工，比如，公司领1导者的任务是对于年会工作起到了决策效果，然后，确定具体工作人员的详细的分工，像创意策划人员主要的工作，是对年会主题和形式进行创意勾勒。而年会物料采购人员，则是负责年会物品的采购工作，年会摄影人员的主要任务是安排人士负责年会活动摄影，年会宣传人员则是主要做相关的消息宣传与策划工作等等。确立好每一个人的分工，才能确保年会活动有条不紊的进行。